AI 怎麼寫 SOP？把熟手的出貨做法整理成新人能用的工作卡

用 AI 寫 SOP，我建議先挑一項每天都在做的工作，請熟悉這項工作的同事把做法說出來，再交給 AI 整理成步驟、例外處理和一份練習。最後拿一筆示範資料，讓接手的人照著走一遍。卡住的地方，就是你接下來要補的內容。

鄭錦聰AI商業思維AI商業大腦AISEOGEO內容行銷中小企業AIAI 怎麼寫 SOP？把熟手的出貨做法整理成新人能用的工作卡先讓熟手說一次，不必一開始就寫得很漂亮這是一張整理好的出貨工作卡每日網店訂單出貨拿一筆練習訂單，看看新人會怎麼做請 AI 幫你整理，可以這樣交代

很多小店的工作不是沒有人會做，而是做法都放在某個人的腦袋裡。平常這位同事在，訂單每天都能寄出去；他一請假，新人看著桌上的商品、訂單和一疊貼紙，就開始問：「這筆要先處理嗎？少一件怎麼辦？單號要記在哪裡？」

老闆自己也忙，不可能永遠站在旁邊教。你要留下的，是另一個人拿到之後，知道怎麼開始、怎麼核對，遇到不確定的事又能找到誰的工作方法。

先讓熟手說一次，不必一開始就寫得很漂亮

假設你經營一家生活用品網店，平常由小美負責出貨。你請她邊整理一筆訂單邊說明，她這樣講：

「上午先看已付款清單，對一下訂單上的品項和數量。拿貨的時候，我會再跟訂單比一次。要是少貨，我先放旁邊告訴店長，不會自己換別的款式。打包後再對收件資料，貼上出貨標籤。交給物流之後，把單號記下來，再通知客人。如果訂單資料和手上的貨對不起來，也先問店長。」

這段口述已經告訴我們：從哪裡開始、先核對什麼、遇到缺貨找誰，以及出貨後要留下什麼。你可以請同事直接打字、口述後整理成文字，或在旁邊操作時邊看邊記。重點是把實際做法留下來，不必等到有空寫一本完整手冊。

接著請 AI 依這段說明整理。像海豚 AI 學院的 SOP 教學也從工作筆記與口頭說明切入；Microsoft 的 SOP 模板說明則建議先交代目的和現有材料，再請 AI 起草。下面我把這個方法放進小店真正需要交接的一筆工作。

適用情況：處理已付款、準備交給物流的訂單。工作目標是讓包裹內容、收件資料和訂單一致，並留下可追蹤的出貨紀錄。

完成時，新人可以回頭看三件事：商品與訂單是否一致、包裹是否已交物流、單號是否已留下。還在等店長處理的訂單，就交接「哪一筆、卡在哪裡、已找誰」，不能寫成已出貨。

這張卡比「把訂單寄出去」多做了一件重要的事：它讓新人知道，什麼時候可以繼續，什麼時候要停下來。至於用哪個訂單系統、待處理區放在哪裡、店長的聯絡方式，都要換成你店裡實際使用的資料。

假設今天的練習訂單是：棉布收納袋兩個、木製衣架一組，已付款。新人拿貨後發現，收納袋只有一個。

照這張卡，他應該把這筆訂單放到待處理區，告訴店長：「這筆訂單需要兩個棉布收納袋，目前只找到一個，衣架已備妥，請協助確認缺貨怎麼安排。」在店長確認前，不自行拿另一款袋子補上，也不把這筆標成已出貨。

換一題：商品都齊了，但貼紙上的訂單編號和面前的訂單不同。這時先停下來，比對並找店長確認，不要因為包裹已經封好，就直接把貼紙貼上去。

你可以坐在旁邊，看新人在哪裡停住。假如他問「待處理區在哪裡」，就補上位置；如果他不知道要把缺貨情況傳給誰，就補上聯絡方式。這些問題能幫你把一張大家真正用得上的卡做出來。

把下面的文字複製後，換成你自己的工作和口述內容：

請協助我把以下實際工作做法，整理成一張新人可以照著使用的 SOP 工作卡。工作名稱：網店訂單出貨。使用的人：第一次接手出貨的新同事。

我要的成果：先說明這項工作要完成什麼，再依實際順序列出步驟；每一步寫清楚要做的動作、需要核對的內容，以及完成後留下什麼紀錄。把缺貨、資料不一致等已提到的情況分開寫明，並告訴新人遇到時要找誰。最後設計一筆練習訂單與處理示範。

資料範圍：只依照我提供的做法整理。沒有提到的系統名稱、聯絡方式、處理時限或店內規則，請另外列出需要我補充的問題，不要自行當成已確定的規定。

熟手的工作說明：貼上你的口述或工作筆記。

交給 AI 之後，不要只看它排得整不整齊。你要看的是：每個動作有沒有照著你店裡的做法，缺貨時的處理有沒有寫反，新人能不能找到實際要用的資料。確認後，把這份卡放在同事工作時找得到的地方，做法改了就一起更新。

你也不必一次整理全公司的流程。先選一件老闆最常被問、同事最常重講的工作，做出第一張卡；它可能是出貨，也可能是整理預約、準備報價或交接一位新客戶。當工作能交給另一個人，老闆省下的時間才有機會拿來想下一步的生意。

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