老客戶很久沒下單，業務怎麼重新聯絡？先給買方一個有用的理由
B2B 老客戶很久沒下單，業務可以先回看他原本買什麼、採購週期多久、上次有哪些事情需要接續，再準備一份與他工作有關的資料，問一個容易回答的問題。對方如果有新需求，就接到查料或討論；暫時沒有，也能先了解何時再聯絡比較合適。
很多老闆想找新客戶，卻忘了公司可能已經認識一批買過產品的人。他們知道你的公司，也曾和業務合作。只是時間一久，原來的產品還在不在做、採購窗口換了沒有、上次合作之後發生什麼事，你未必知道。
所以我不會一看到幾個月沒有訂單，就叫業務打電話問：「最近怎麼沒有跟我們買？」先想清楚，這次聯絡能替對方做什麼，對話才有機會開始。
先分清楚：沒有訂單，不一定代表客戶流失
假設你經營一家電子零件供應公司，曾供應工業連接器給設備製造商。客戶以前會依專案採購，最近一段時間沒有新訂單。你的公司有過去成交的料號、產品資料、常見詢料問題，也能依需求協助查詢供應和可能的替代方向。
沒有訂單可能有很多原因：設備專案進入不同階段、客戶一次買足了、採購窗口換人，或上次交期有問題而你還沒處理好。這些都不能從一張銷售報表猜出來。重新聯絡之前，先把公司實際知道的和不知道的分開。
B2B 客戶重新聯絡的公開討論也提醒，過去合作順利結束，和仍有未解決問題，是兩種不同情況。前者可以從現在的工作需要開始；後者應先接住原來的問題，再談後續合作。
做一張舊客戶盤點卡，讓業務知道從哪裡開始
下面是一張已填入情境的示範。老闆可以先找業務挑一小組曾買過同類產品的客戶，按實際紀錄修改；沒有資料就先留空，不要用推測補成事實。
- 上次買什麼？曾採購一款用在設備專案的工業連接器。先找回完整料號、原廠及訂單資料。
- 平常怎麼買？依專案採購，並非每月固定補貨。先看過往採購間隔，別只用統一的天數判斷流失。
- 上次談到什麼？對方當時關心交貨安排。回看最後確認的內容，若有未完成事項先處理。
- 現在不知道什麼？專案是否仍在、窗口是否仍負責。由原業務以一個簡單問題了解，不預設原因。
- 我們能提供什麼？依需求查詢料號、數量與交期，也可討論替代方向。先準備一份採購條件整理表，再依實際供應能力修改。
- 有回覆後怎麼接？客戶可能仍用原料、改做新案，或暫無需求。分別接到查詢、需求討論，或依對方意思暫緩。
這張卡的目的，是讓業務帶著脈絡去聯絡。原業務若已離職，接手的人可以坦白說明自己現在負責，而不是假裝記得一場從未參與的對話。
給買方一份「下次詢料前可以先整理什麼」
對電子設備公司來說，採購零件不只是問一個價格。完整料號、需要多少、何時使用，以及能不能評估替代品，都會影響接下來怎麼查。台灣電子零件供應商的公開說明也提到，缺貨或停產時可討論替代方向，庫存、價格和交期則需要依當時情況確認。
你可以把這些常見問題整理成一份買方拿得去用的資料：
工業連接器採購條件整理表
- 原本使用哪一款？ 寫下完整料號、原廠和目前可取得的規格資料；不確定時，先提供手上有的資訊。
- 用在哪個專案？ 例如既有設備維修、新設備打樣，或原產品持續生產。先說用途，雙方比較容易找到要討論的重點。
- 數量和時間？ 先列這次預計數量、希望到貨時間；若後面還有不同批次，也可以一起討論。
- 必須維持原料號嗎？ 如果要看替代方向，先列出不能改變的條件，再由客戶設計與產品人員核對適配並安排需要的測試。
- 這次希望供應商先做什麼？ 查原料供應、提供可能的選項，或先討論資料是否足夠。價格、數量與交期以實際查詢結果為準。
買方不需要填完才可以問。這份表先讓他和研發或採購同事知道，哪些資料能幫助下一次討論。業務手上有了它，也多了一個重新接觸的理由：不是叫對方趕快下單，而是提供一份現在就能整理的內容。
第一則訊息怎麼寫？依對方的真實狀況接下去
假設原本負責的業務，從紀錄確認客戶曾為設備專案採購這款連接器，上次談到交貨安排，沒有留下未處理事項。可以這樣開口：
陳經理您好，我是之前協助貴公司設備專案採購連接器的王先生。上次我們討論過交貨安排，我最近把詢料時常用的料號、數量、需求時間和替代條件整理成一頁，想到可能方便您和同事盤點，提供給您參考。
想請教目前這個專案還會使用原來的料號嗎？如果正準備下一批需求，我可以依您提供的條件協助查詢；若目前沒有安排，也請直接告訴我，謝謝。
對方回覆「專案還在，但下批時間未定」，業務可以問：「了解。您希望我們先整理原料號的詢料資料，還是等時間比較確定再聯絡？」對方若說「已經改用另一個方案」，可以問目前是否還有零件尋源需要協助，接受對方暫時不需要的回答。
如果紀錄顯示上次交期有爭議，第一句就不該直接推新表格。先向對方確認之前的問題是否已處理，說明自己能接續處理什麼；等對方願意再談，再看是否提供這份資料。客戶是否回來下單是後面的事，先把原來的合作交代清楚。
用 AI 老闆分身，把採購經驗做成一段可重複使用的介紹
這家供應商手上的材料其實不少：產品資料、已知的詢料欄位、業務常回答的交期問題，以及公司能協助查詢的服務。老闆可以運用 AI 老闆分身的銷售漏斗與網路研討會銷售演講用途，把這些材料整理成上面的條件表，再發展一段給買方看的介紹。
例如，這段《設備公司詢料前，先整理哪幾件事？》可以這樣說：
設備專案要準備連接器時，你可能只先拿到一個料號，接著才發現還要確認數量、需要的時間，以及原產品是否能供應。這些問題分散在採購、設計和現場同事手上，等到急著要料才問，大家就得一邊找資料、一邊決定。
我建議先把完整料號和原廠找出來，列出這批預計數量與希望到貨時間。如果有評估其他料件的可能，也先寫下不能改變的條件。這不需要一個人全部答完，可以先拿現有資料和供應商討論。
我們整理了一份採購條件表。如果你正在準備設備維修或下一個專案，可以先和同事看一遍；有想查的料號，再帶著現有資料和我們談。我們先確認你需要查什麼，再回覆可供應情況或可以討論的方向。
公司依自己的真實產品與服務修改後，可以錄成介紹。業務重新聯絡過去採購連接器的客戶時，先提供條件表；對方有興趣再看介紹。影片先幫買方理解與判斷，看完後主動想談的人，再由業務接手確認實際需求。影片觀看、收到回覆、進入洽談與訂單要分開看，不能把所有收到內容的人都當成準備採購。
一份資料，讓舊關係有機會接到下一筆需求
假設陳經理看完後說：「原來那個設備還有維修需求，但其中一款料的時間不確定。」業務不必立刻推一整份型錄，可以接著問：
「方便先給我原廠、完整料號和這次預估數量嗎？如果有希望到貨時間也一起告訴我。我先幫您查目前的供應情況；若需要討論替代方向，再請您和設計同事確認哪些條件不能改。」
客戶提供部分資料後，業務和產品同事先查詢，再把實際能提供的數量、價格與交期回覆給客戶；有需要評估替代時，雙方再約時間討論。這樣，原本只剩一段空白的客戶紀錄，就有了新的工作內容與下一步。
老闆今天可以先選一項自己熟悉的產品，找出一小組曾買過它的客戶，請業務整理過往購買與最後一次對話，再做一份這些買方可能用得上的資料。後續分開記錄：整理了多少筆、有多少人回覆了具體情況、多少人提出查詢或洽談，以及後來的報價和訂單。你才知道該改善資料，還是換一群客戶、另一個問題來談。
我設計 AI 老闆分身，是希望老闆把產品知識與業務經驗整理成客戶看得懂、公司也能反覆使用的內容。想把產品介紹、客戶疑問與後續洽詢接起來，可以看看 AI 老闆分身。
作者：鄭錦聰
參考資料
- Do It Digital：How to restart conversations with past customers
- 上睿科技：電子零件供應常見問題
- 承嘉科技：Component sourcing and alternatives
