顧問案簽了，怎麼用 AI 整理開工前的資料與需求？
合約簽完，不代表工作已經準備好交給 AI。客戶可能傳來公司介紹、幾份素材，再加一句「想讓團隊更會用 AI」；這些足以開始整理，卻還不足以替客戶決定目標、範圍和驗收方式。
我會先讓 AI 把現有資料分成「已確認、待補、要由客戶決定」，再整理成一頁開工 brief。顧問負責把真正會改變成果、工作範圍或責任的問題帶進 kickoff，雙方確認後，才開始第一個小交付。這樣既能讓 AI 幫上忙，也不會讓流暢的文字替客戶做了他還沒做的決定。
先把資料分成三種狀態
假設一位顧問接下一個小型企業的 AI 工作流程專案。客戶提供公司服務介紹和兩封已去識別的詢問內容，並說「想讓團隊更會用 AI」。但哪一段工作最值得先改、誰會使用成果、誰能批准，以及哪些資料可拿來練習，都還沒有定下來。
這時不要叫 AI 直接寫完整導入計畫。先把資料整理成三組，每組都標出目前內容和下一步：
已確認
專案主題是 AI 工作流程；已有服務介紹和兩封去識別詢問。保留原始來源，標明每項敘述來自哪份材料。
待補
目前工作怎麼進行、最常卡在哪裡、誰會使用、何時發生。請客戶描述一次實際流程，補上角色和例外情況。
要由客戶決定
第一個要改善的結果、可用資料、專案不包含什麼、誰批准、怎樣算完成。把這些放進 kickoff 議程，讓有決定權的人選定。
AI 的工作是整理和標出缺口；它不能把「希望團隊更會用 AI」擅自改寫成「三週內導入客服代理」，也不能把尚未指定的驗收條件寫成雙方已經承諾的內容。
一頁開工 brief，讓雙方看見同一件事
可以先用這個格式整理，再依專案調整：
開工 brief
- 工作問題：團隊目前哪一段工作最需要改善？
- 希望看到的結果：工作完成後，使用者能多做什麼、少做什麼，或更容易做出什麼決定？
- 使用者與決策人：誰會使用成果？誰能確認範圍和驗收？兩個角色是否相同？
- 現有材料：已收到哪些文件、對話或流程資料？來源和可使用範圍為何？
- 限制與前提：哪些系統、時間、資料或人力條件會影響做法？
- 不包含項目：這次不做哪些工作？哪些需求要另行討論？
- 第一個交付：先完成哪個最小成果，讓雙方能實際檢查？
- 驗收方式：看見哪些內容或行為，雙方才同意這項交付已完成？
- 待決事項：哪些問題要由客戶在何時、由誰確認？
每個欄位旁邊可以標「已確認／待補／客戶決定」，並附上來源或負責人。AI 可以把散落在服務介紹、詢問內容和會議筆記的句子整理到這張表；若材料彼此矛盾，就並列兩種說法、指出來源，請顧問確認，不要自行合併成一個看似確定的版本。
會前先發一段確認訊息
為了讓 kickoff 把時間用在真正需要一起決定的事，我先整理了目前收到的資料。會前想請你補三點：團隊最希望先改善哪一段工作？誰會使用第一個成果、誰能確認範圍？目前有哪些資料或系統不能納入？我也會把已確認、待補和需要你決定的項目分開列好。會議中我們會選定第一個交付和驗收方式；未決的資料或合作範圍會留下負責人與下一步，不會先替你做假設。
這封訊息不需要把所有細節一次問完。它先讓客戶知道會議要做什麼決定，也讓顧問有時間辨認哪些問題只需補資料、哪些會改變專案方向。
Kickoff 用四段完成一個決定
一場 30 分鐘的 kickoff 可以這樣安排：
- 對齊結果，5 分鐘：請客戶用自己的話說明希望先改變什麼。
- 走一遍現況，10 分鐘：從一個真實工作情境看誰做、收到什麼、在哪裡停住。
- 選定範圍，10 分鐘：挑一個最值得先做的成果，同時記下這次不處理的項目。
- 確認交付，5 分鐘：指定負責人、要補的資料、第一個檢查日期和驗收條件。
會議問題應跟著決定走。例如：「如果這次只改善一段流程，哪個結果對團隊最有用？」、「誰會實際使用第一版？」、「看到什麼，你會認為這一小段已經能交給團隊試用？」這些問題會收斂範圍；「未來還有哪些 AI 機會？」可以留到第一個成果確認之後再談。
用一個小交付驗證方向
假設客戶在會議中選定「整理新進詢問，再交給同事回覆」作為第一段流程。顧問就能提議先做一份詢問分流卡：列出來件目的、已提供資訊、還缺的問題、建議由哪個角色接手，以及一份待真人確認的回覆草稿。
第一個交付的驗收條件可以寫成：
- 兩封示例詢問都能依客戶確認的分類規則整理。
- 每個判斷能指出採用的原文資訊；沒有資料的欄位標為待確認。
- 草稿能說明下一步要補什麼資料，不替公司答應價格、時程或服務範圍。
- 客戶指定的同事看過後，能辨認何時可以使用草稿、何時要自行改寫或接手。
這是會議選定目標後可採用的一種示範方向。若客戶最後選的是內部培訓、提案整理或其他流程，第一個交付就要跟著改；開工 brief 的作用正是保留這個選擇空間。
AI 可以整理脈絡，顧問要整理判斷
若以 ChatGPT 協作，可以把同一案的對話、檔案和指示收在該專案的工作脈絡；OpenAI 的說明也把 Projects 定位為整理進行中工作所需的檔案、指示與對話。這有助於減少重複交代，但仍要先決定哪些資料屬於這個案子、哪些方法可以跨案重用。OpenAI Projects 說明
我會把 AI 放在「整理材料、比較說法、列出未知、起草文件」的位置；顧問則負責辨認問題的商業意義，把會改變成果或責任的選擇交給有決定權的人。開工不是把資料餵給 AI 就開始產出，而是先讓每一份資料、每一個決定和每一項交付都有明確位置。
接案後如果你也面對一疊文件和一句大方向，先整理三欄，再填完一頁 brief。需要把商業目標、客戶、服務成果和 AI 工作方式一起串起來時，可以看看了解《總裁AI商業思維》的課程內容。
參考
