公司想導入 AI，第一次需求診斷要問什麼？一張六格工作卡
「我們想導入 AI」，聽起來像一個方向，還不是一項可以開始做的工作。第一次討論如果直接跳到工具、模型或自動化，常會漏掉更重要的事：誰正在做哪一段工作、卡在哪裡、最後要交出什麼。 我會先把一項工作說清楚，再談 AI 要放在哪個位置。
「我們想導入 AI」，聽起來像一個方向，還不是一項可以開始做的工作。第一次討論如果直接跳到工具、模型或自動化，常會漏掉更重要的事：誰正在做哪一段工作、卡在哪裡、最後要交出什麼。
我會先把一項工作說清楚，再談 AI 要放在哪個位置。中小企業署的中小企業診斷服務，將診斷範圍涵蓋營運流程、資訊系統、資料應用與人才能力，並依企業現況和問題進行診斷、提出報告。這提醒我們，導入 AI 不只是選工具，也要看工作流程、資料和使用者條件。中小企業診斷服務
以下六格是我整理需求時會用的工作卡，方便把「想用 AI」接成一項可討論、可試作的任務。
AI 需求診斷六格卡
- 要完成的工作：AI 要協助完成哪一件具體工作？用動詞描述一項任務，例如整理詢價資料，不寫「提升效率」。
- 發生時機與頻率：這件事何時發生、多久一次？記下觸發點、每日或每週次數，以及忙碌時的變化。
- 現行流程與角色：現在誰先做、接著交給誰？哪一步最常停住？走一遍真實流程，標出重工、等待和人工判斷的位置。
- 輸入資料：開始工作時手上有哪些資料、從哪裡來？列出表單、信件、文件或系統欄位，確認缺漏與更新方式。
- 預期輸出與完成條件：做完後要看到什麼，才算能交下一步？描述輸出格式、使用者和檢查方式，不用「更好」當驗收條件。
- 例外與責任界線：哪些情況要補問、轉交或由人決定？寫下資料不足、特殊需求、金額與承諾等需要真人確認的地方。
填一張示範：印刷工作室的詢價整理
假設一間小型印刷工作室每天收到數封詢價，訊息散在電子郵件和通訊軟體。老闆說：「希望 AI 幫忙回覆客戶。」我會先把這句拆成可檢查的工作：把詢價整理成報價前的規格摘要，並列出還缺的資訊。
- 要完成的工作：將一封詢價轉成印刷規格摘要，供人員準備報價。
- 發生時機與頻率：客戶詢問印刷服務時觸發；忙季來件增加，實際頻率由工作室填入。
- 現行流程與角色：人員閱讀訊息、追問規格、確認檔案，再交給負責報價的人。
- 輸入資料：成品尺寸、紙材、數量、交件日期、印刷檔案與客戶提供的用途。
- 預期輸出與完成條件：一頁摘要列出已知規格、缺漏問題與附件；報價人員逐項確認後再估價。
- 例外與責任界線：特殊加工、檔案異常、急件與價格由人員確認；AI 不承諾價格或交期。
這樣一來，AI 的第一份工作不是「代替客服」，而是把分散的詢價整理成一份可核對的規格摘要。試作時可以觀察：還要追問幾項資料、整理到能報價需要幾次往返、哪些例外需要人員接手。這些是建議記錄的觀察項目，實際數值要由工作室試作後填寫。
從診斷走到試作
六格填完後，先挑一件輸入資料已取得、輸出也容易檢查的工作做小範圍試作。準備幾份去除個資的代表性資料，讓實際使用者核對摘要是否完整、缺漏問題是否有幫助，以及例外是否能回到負責人手上。
如果每份資料都很不一樣，先讓 AI 協助內部整理並保留專業判斷；如果輸入與格式逐漸穩定，再評估固定服務或自助流程。順序由工作本身決定，不用先買工具再替它找工作。
如果這正是你要練習的方向，可以看看《總裁AI商業思維》的課程內容。
參考資料
